Préparer et tenir le bilan d'un tutoré

Ce guide est destiné aux tuteurs qui accompagnent un ou plusieurs apprenants dans leur parcours d'apprentissage et qui doivent organiser des bilans d'étape ou de fin de parcours.

À quoi sert le bilan ?

Le bilan est un point d'étape formel entre vous et votre tutoré. Il vous permet :

• de constater la progression de votre tutoré sur les différentes activités du parcours ;
• de confronter votre évaluation à son auto-évaluation ;
• de conclure sur la maîtrise du parcours et, si besoin, de programmer un nouveau bilan.

À l'issue du bilan, un PDF récapitulatif est généré et conservé.

Accéder à mes tutorés

Depuis le menu principal, cliquez sur "Mes tutorés".

Vous accédez à la liste des apprenants que vous accompagnez.

Bandeaux "À faire"

En haut de la page, des bandeaux récapitulent les actions qui vous attendent :

Chaque bandeau est cliquable et vous mène directement à l'écran d'action correspondant.

Cartes des apprenants

En dessous, les cartes affichent pour chaque tutoré :

• son avatar ou ses initiales ;
• son nom ;
• le nombre de parcours qu'il suit avec vous ;
• sa progression globale ;
• un bouton "Voir" pour accéder au détail.

Étape 1 : Programmer un bilan

Quand programmer un bilan ?

Vous pouvez programmer un bilan à tout moment pour un parcours donné, en accord avec votre tutoré. Typiquement :

• en début de parcours (planification) ;
• lorsque la progression du tutoré est suffisante ;
• à intervalles réguliers (bilans intermédiaires).

Comment programmer un bilan ?

1. Depuis "Mes tutorés", cliquez sur "Voir" sur la carte du tutoré concerné.
2. Dans la liste de ses parcours, dépliez le parcours pour lequel vous souhaitez programmer un bilan.
3. Si aucun bilan n'est en cours, vous voyez le message "Aucun bilan programmé pour ce parcours." avec un bouton "Programmer un bilan".
4. Cliquez sur "Programmer un bilan" : un formulaire s'affiche.
5. Saisissez la date du bilan (en accord avec l'apprenant). La date doit être postérieure à aujourd'hui.
6. Cliquez sur "Programmer" pour valider, ou sur "Annuler" pour fermer le formulaire.

À noter : la numérotation des bilans est automatique. Le premier bilan programmé pour un parcours est le n°1, le suivant le n°2, et ainsi de suite.

Modifier la date d'un bilan

Tant que l'apprenant n'a pas réalisé son auto-évaluation, vous pouvez modifier la date prévue :

1. Sur le bloc du bilan, cliquez sur le lien "Modifier" sous la date affichée.
2. Saisissez la nouvelle date (postérieure à aujourd'hui).
3. Cliquez sur "Mettre à jour".

Étape 2 : Suivre l'auto-évaluation de l'apprenant

Une fois le bilan programmé, l'apprenant peut réaliser son auto-évaluation dès que sa progression atteint 100% sur le parcours.

Tant que l'auto-évaluation n'est pas effectuée, le bloc du bilan affiche :

• Statut : "En attente de l'auto-évaluation"
• Les boutons "Préparer le bilan" et "Tenir le bilan" restent grisés.

Dès que l'apprenant a complété son auto-évaluation :

• un bandeau orange apparaît en haut de "Mes tutorés" ;
• le statut passe à "Auto-évaluation reçue le …" ;
• le bouton "Préparer le bilan" devient actif.

Étape 3 : Préparer le bilan

Lancer la préparation

Cliquez sur "Préparer le bilan" sur le bloc du bilan, ou sur le bandeau orange depuis "Mes tutorés".

Important : dès que vous lancez la préparation, l'auto-évaluation de l'apprenant est figée. Il ne peut plus la modifier.

Renseigner votre évaluation

Un tableau présente, pour chaque activité du parcours, deux blocs côte à côte :

Pour chaque activité, renseignez :

• "Il/elle sait faire" : ✓ (oui) ou ✗ (non) ;
• Niveau de maîtrise : 1 à 4

• Commentaires : texte libre.

Enregistrer la préparation

Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre préparation. Vous pouvez revenir et compléter votre préparation autant de fois que nécessaire avant la tenue du bilan.

Astuce : la préparation reste modifiable jusqu'à l'enregistrement définitif du bilan (étape 5).

Étape 4 : Préparer mon support de discussion (PDF)

Avant l'entrevue, vous pouvez générer un PDF de support qui regroupe :

• les fiches détaillées des activités du parcours (frise et modes opératoires) ;
• les notes que vous avez prises sur chaque activité (privées et partagées) ;
• les notes générales sur l'apprenant.

Ajouter des notes

Depuis le détail d'un parcours déplié :

• Notes générales : cliquez sur "Ajouter une note" dans la section dédiée. Vous pouvez cocher "Visible par l'apprenant" pour la partager.
• Notes par activité : sur chaque ligne d'activité, ajoutez vos notes (privées par défaut, partageables).

Générer le PDF

En haut du détail du parcours, cliquez sur "Exporter avec mes notes" (ou "Télécharger avec mes notes").

La génération est asynchrone : une page d'attente s'affiche et se rafraîchit automatiquement. Une fois le PDF prêt, il s'ouvre dans un nouvel onglet.

Astuce : ce PDF est un excellent support pour conduire l'entrevue de bilan, structurer votre discussion et garder une trace de vos observations.

Étape 5 : Tenir le bilan

Lancer la tenue du bilan

Le jour de l'entrevue avec l'apprenant, cliquez sur "Tenir le bilan" depuis le bloc du bilan ou depuis le bandeau bleu de "Mes tutorés".

Vous retrouvez le même tableau qu'en préparation, et vous pouvez ajuster vos évaluations et commentaires en direct avec l'apprenant.

Finaliser le bilan

En bas du formulaire, un bloc "Finalisation" vous permet de conclure :

Verrou de sécurité : vous ne pouvez répondre "Oui" à "Le parcours est-il maîtrisé ?" que si vous avez coché ✓ pour toutes les activités dans la colonne "Il/elle sait faire".

Enregistrement définitif

Cliquez sur "Enregistrer définitivement".

Attention : cette action est irréversible. Le bilan ne pourra plus être modifié. Un PDF récapitulatif est automatiquement généré et mis à disposition de l'apprenant.

Si vous avez répondu "Non", un nouveau bilan est automatiquement créé avec la date que vous avez saisie, et le numéro est incrémenté (n°2, n°3, …). Le cycle reprend à l'étape 2.

États possibles d'un bilan

Questions fréquentes

Puis-je modifier la date d'un bilan déjà programmé ?

Oui, tant que l'apprenant n'a pas commencé son auto-évaluation. Au-delà, la date est figée.

Que se passe-t-il si l'apprenant repousse son auto-évaluation ?

Vous pouvez reprogrammer le bilan à une date ultérieure depuis le bloc du bilan, lien "Modifier".

Puis-je revenir sur ma préparation après l'avoir enregistrée ?

Oui, tant que vous n'avez pas finalisé le bilan via "Enregistrer définitivement". Tant que le bilan n'est pas conclu, votre préparation reste modifiable.

Pourquoi je ne peux pas cocher "Oui" à la maîtrise du parcours ?

Le bouton "Oui" n'est actif que si vous avez validé (✓) toutes les activités dans votre colonne "Il/elle sait faire". Si une seule activité reste sur ✗, vous devez répondre "Non" et programmer un nouveau bilan.

Combien de bilans puis-je tenir pour un même parcours ?

Il n'y a pas de limite. Tant qu'un bilan conclut "Non" à la maîtrise du parcours, un nouveau bilan est créé avec un numéro incrémenté.

Qui peut consulter le PDF du bilan ?

Le PDF est accessible à l'apprenant, à vous (tuteur), et aux administrateurs de l'organisation.